“La cosa importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante”
Dwight D. Eisenhower, generale e 34º presidente degli Stati Uniti d’America DAL 1953 AL 1961
Questa frase, attribuita a Dwight D. Eisenhower, generale e presidente statunitense negli anni 50, è alla base del metodo di ottimizzazione del tempo, noto come Matrice di Eisenhower, detto anche Matrice di Covey dal nome di Stephen Covey, che ne ha approfondito il modello nel suo libro “The 7 habits of higly effective people”.
Il nostro tempo, infatti, è costantemente controllato da cose che sono urgenti e non sono importanti.
DISTINZIONE TRA IMPORTANTE ED URGENTE
Cosa intendesse dire il generale lo capirai meglio fra poco, quando scoprirai i segreti della matrice Eisenhower.
Per il momento, concentrati sulla distinzione tra urgente e importante.
URGENTE
Gli altri si aspettano da te di fare qualcosa, avresti dovuto risolvere prima un problema, hai gestito male degli impegni. Sono urgenti, ma non sono importanti.
IMPORTANTE
Sono i progetti a medio/ lungo termine che sono in grado di migliorarti drasticamente la vita. Sono importanti, ma non hanno la caratteristica di urgenza.
LA MATRICE DI EISENHOWER – O DI COVEY – PER LA GESTIONE DELLE PRIORITÀ
Il metodo alla base della matrice di Eisenhower, permette la gestione delle priorità attraverso la valutazione delle attività, secondo 4 criteri per massimizzare la produttività aziendale e personale.
Tale matrice serve a ordinare le priorità separando ciò che è urgente da ciò che è superfluo, classificando le attività giornaliere in base al loro grado di urgenza e/o importanza.
È opportuno precisare, innanzitutto, che “importante” è un concetto soggettivo. Ciò che è importante per te, infatti, può non esserlo per qualcun altro. Inoltre, ciò che è importante oggi può non esserlo in un altro momento della tua vita.
Le priorità sono legate ai nostri valori, principi ed obiettivi, e possono quindi essere diverse per ciascuno di noi. Imparare a gestirle, con la consapevolezza della nostra scala di valori, è quindi fondamentale per una efficace gestione del tempo, soprattutto quando si lavora in team.
Il concetto di “urgente”, invece, è oggettivo, e dipende unicamente dalla variabile tempo. Va applicato quindi a quelle attività che richiedono attenzione immediata o comunque a brevissima scadenza.
Tutte le attività sono valutate secondo quattro criteri
1 – importante e urgente: attività da eseguire al più presto e di persona
2 – importante e non urgente: attività da pianificare
3 – non importante e urgente: attività da delegare se possibile
4 – non importante e non urgente: attività da eliminare.
I DATI NECESSARI ALLA COMPILAZIONE
Alla base della Matrice di Eisenhower deve esserci, prima di tutto, un elenco dettagliato dei tuoi impegni, ordinati in base alla priorità e l’individuazione, fatta nel modo più accurato possibile, delle scadenze e delle risorse a tua disposizione.
Potrai allora concentrarti sui primi due quadranti, cercando di limitare al massimo il passaggio delle varie attività da non urgenti (Q2) a urgenti (Q1).
Non spaventarti, ora ti spiego nel dettaglio come funziona!
LA STRUTTURA DELLA MATRICE DI EISENHOWER
Combinando i due parametri “urgenza” ed “importanza” si ottengono i quattro quadranti che costituiscono la Matrice di Eisenhower.
Possiamo quindi riassumere i quadranti in:
Q1 = CRISI – urgente e importante
Q2 = QUALITÀ – importante e non urgente
Q3 = INGANNO – urgente e non importante
Q4 = SPRECO – non importante e non urgente
Analizziamo ora i singoli quadranti in dettaglio.
QUADRANTE Q1 – CRISI
In Q1 troviamo quelle azioni che vanno compiute al più presto e che non sono delegabili ad altri (progetti in scadenza, telefonate ai clienti, problemi pressanti e da risolvere con urgenza, programmi in scadenza o già scaduti).
Le attività che rientrano in questo quadrante vanno ridotte al massimo, in quanto sono quelle che aumentano il rischio di farti perdere il controllo della situazione, trovandoti a lavorare in costante emergenza.
Le conseguenze? Aumentano le probabilità di commettere errori, ed anche riuscendo a riconoscere eventuali errori commessi, non avresti il tempo per rimediare.
In breve, se la maggior parte della tua giornata è concentrata nel quadrante Q1, hai difficoltà a gestire il tempo, ma sono gli impegni a gestire te.
QUADRANTE Q2 – QUALITÀ
Q2 è il quadrante relativo alle azioni importanti ma non urgenti, come progetti a medio/ lungo termine, attività mirate al tuo miglioramento personale, o la definizione di nuove strategie operative da mettere in pratica.
Corsi di formazione, attività sportive, controlli ed esami medici, ricerca di nuove opportunità di business sono tutti esempi calzanti di attività incluse nel quadrante della qualità, che servono ad aiutarti a gestire meglio te stesso ed il tuo tempo ed a migliorare la qualità della tua vita.
Avendo carattere strategico e a lungo termine, possono essere affrontate senza la pressione dell’urgenza. Se continui a rimandarne l’esecuzione, però, prima o poi rientreranno in Q1.
In pratica, stai calmo, ma datti da fare!
QUADRANTE Q3 – INGANNO
Le attività urgenti ma non importanti rientrano in Q3, il quadrante associato all’Inganno.
Si tratta di azioni ritenute urgenti e considerate ingannevolmente importanti, quasi sempre dipendenti da persone o comunque situazioni esterne, spesso e volentieri delegabili (riunioni superflue, mansioni che non ti competono ma che ti sono state “scaricate” da qualcun altro e così via).
Impiegare il tuo tempo nelle attività del quadrante Q3 non farà che rubarti risorse ed energie per occuparti di ciò che ti riguarda e ti interessa davvero.
QUADRANTE Q4 – SPRECO
Ed eccoci arrivati al quadrante Q4, che comprende tutto ciò che è puro e semplice spreco di tempo: attività banali o superflue, distrazioni, scuse più o meno consapevoli per rimandare ciò che è davvero importante e/o urgente.
Molto spesso si tratta di una via di fuga per chi è soverchiato da problemi che ha paura di affrontare, e che inevitabilmente finirà per rimpiangere di aver sprecato inutilmente il proprio tempo.
È quindi evidente che più occuperai il tuo tempo con le attività del quadrante Q2, meno sarai costretto a far fronte alle urgenze (Q1 e Q3).
Se infatti avrai pianificato un progetto con largo anticipo (Q2), quando arriverà il giorno della consegna non ti troverai nello stato di urgenza (Q1).
L’importante è tenere sempre presente che una cosa urgente non diventa automaticamente importante e che, se non lo è, andrebbe completamente ignorata.
PICCOLO TRUCCO
Ecco un piccolo trucco per tenere a mente questo schema utilizzando la parola TIME:
T – Q1 Tassativo
I – Q2 Importante e Indispensabile
M – Q3 Mobile o darne Mansione a qualcun altro
E – Q4 Eliminabile pianificando anticipatamente il tuo lavoro.
La Matrice di Eisenhower ti consentirà di aumentare la tua produttività, ridurre lo stress stress, e disporre di più tempo libero da dedicare ai tuoi affetti ed alle tue passioni.
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